Jeder Selbstständige, ist verpflichtet, jeweils zum Jahresende, bzw. zum Anfang des neuen Jahres, eine Steuererklärung beim Finanzamt einzureichen. Tut er das nicht, drohen massive Strafen. Diese Verpflichtung betrifft alle Personen, die mit selbstständiger Arbeit Einnahmen erziehen, ganz gleich welche Rechtsform das Unternehmen hat. Das betrifft demnach Freiberufler, eingetragene Kaufleute (e.K.) und Einzelunternehmer ebenso wie Inhaber einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH), einer Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) (kurz UG), einer Kommanditgesellschaft (KG), einer Offene Handelsgesellschaft (OHG) oder einer Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR). In den Steuererklärungen werden alle Finanzflüsse des vergangenen Wirtschaftsjahres erfasst, wie unter anderem Honorare, Investitionen für den Betrieb, laufende Betriebskosten (Miete, Telefon, Internet, Kontoführung, Autoleasing), Dienstleistungen durch andere Unternehmen (Reinigung der Betriebsräume, Personalvermittlung usw.), Beratungskosten, etwa durch Anwälte, Notare, Unternehmensberater oder Steuerberater sowie Lohnkosten.

Alle Posten werden jeweils getrennt sortiert und gelistet. Danach kann das Finanzamt ermitteln, ob der jeweilige Steuerpflichtteige eine Steuerrückzahlung erhält oder Steuern nachzahlen muss. Bei Unternehmern mit geringen Einnahmen, meist handelt es sich dabei um Einzelunternehmer, eingetragene Kaufleute oder Freelancer, reicht es aus, einmal pro Jahr eine steuerliche Erklärung bei ihrem zuständigen Finanzamt einzureichen. Das Amt geht davon aus, dass sie nicht so viel Geld eingenommen haben können, sodass sie von einer Nachzahlung kalt erwischt werden. Anders verhält es sich bei Inhabern größerer Firmen. Diese müssen monatlich oder zumindest vierteljährlich oder halbjährlich (je nach Verdiensthöhe) eine Steuervoranmeldung abgeben, in welcher sie alle Ein- und Ausgaben sorgfältig dokumentieren. Falls sie Steuern nachzahlen müssen, fallen diese jeden Monat, bzw. jedes Vierteljahr oder jedes halbe Jahr an. Ebenso verhält es sich mit Rückerstattungen durch das Finanzamt. Somit verhindert der Staat eine übermäßige Belastung der Unternehmen jeweils nach Abgabe der Steuererklärungen, zum Ende eines Wirtschaftsjahres. Zudem haben die Unternehmer dadurch eine bessere Übersicht über Ihre Finanzen.

Freelancer, Kaufleute und Einzelunternehmer können eine Übersicht über ihre jährlichen Einnahmen und Ausgaben auch selbst erstellen und dem Finanzamt vorlegen. Allerdings ist hierfür etwas Know-how erforderlich, da sie für die richtigen Ergebnisse haftbar gemacht werden könne. Zur Erstellung einfacher Steuererklärungen, wie zum Beispiel durch die Voss Schnitger Steenken Bünger & Partner Steuerberater-Rechtsanwalt-vereidigter Buchprüfer-Wirtschaftsprüfer PartG mbB, können gewisse Softwareprogramme sehr hilfreich sein. Grundsätzlich dürfen alle Selbstständigen ihre Steuererklärungen selbst erstellen und einreichen. Für Inhaber größerer Firmen ist das allerdings ganz und gar nicht ratsam. Die Sache ist so komplex, dass sie ausschließlich mit der Steuer befasst sind und gar nicht mehr ihrer eigentlichen Tätigkeit nachgehen könne. Sie müssen gleich drei Erklärungen für jeweils unterschiedliche Steuerarten erstellen, die Fachbegriffe kennen und alle Geldflüsse richtig einordnen. Des Weiteren sieht es da mit der Haftung schon weitaus restriktiver aus. Daher empfiehlt sich die, bestenfalls langfristige und vertrauenswürdige, Kooperation mit einer Steuerkanzlei, welche sowohl die Bachhaltung, als auch die Lohnabrechnungen beherrscht, bzw. das Personal dazu eingestellt hat und auch die Jahresabschlüsse erstellt. Mittelständische und große Unternehmen benötigen eine Steuerberatungsgesellschaft, die sämtliche Bereiche abdeckt.