1. Buchführungspflicht

Jeder Kaufmann obliegt nach § 238, Abs. 1 HGB der Pflicht, Buch zu führen über seine Geschäfte, also eine Dokumentation zur Verfügung zu stellen, und in diesem seine sich aus dem Handel ergebenen Geschäfte und die Vermögenslage, unter der Berücksichtigung einer ordnungsgemäßen Buchführung, nachvollziehbar zu machen.

Wie nun die Lage seines Vermögens ersichtlich zu machen ist, darüber gibt es eine Reihe von Bilanzierungs- und Bewertungsvorschriften. Ein bestimmtes Buchführungssystem ist daher nicht vorgeschrieben.

Es bleibt deshalb weitgehend dem Kaufmannsbrauch und der technischen Entwicklung überlassen, gemäß welcher Methodik Buchführung betrieben wird. Die Buchhaltung kann auch einer Steuerberatungsgesellschaft, wie zum Beispiel der FRISIA-TREUHAND GMBH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft, übertragen werden

2. Systeme der Buchhaltung  

Ihrem Anwendungsgebiet entsprechend können kameralistische und kaufmännische Buchführungssysteme unterschieden werden.   

2.1 Kameralistik  

Die Kameralistik ist keine kaufmännische Buchführung, da sie weder eine Inventur noch eine Bewertung des Vermögens kennt. Als eine auf Einnahmen und Ausgaben aufbauende Soll-Ist-Rechnung ist sie das am staatlichen Haushaltsplan orientierte Buchführungssystem der Behörden und öffentlichen Verwaltungen.   

2.2 Einfache Buchführung  

In der einfachen kaufmännischen Buchführung werden nur diejenigen Geschäftsvorfälle buchmäßig festgehalten, die aus Kontroll- und Inventurgründen unbedingt benötigt werden. Dies sind die Kassenvorgänge und die Abrechnungen mit den Kunden und den Lieferanten. Im Gegensatz zur doppelten Buchführung erfasst sie nur Zahlungsvorgänge der Gegenwart und der Zukunft, aber keine innerbetrieblichen Leistungsvorgänge.

Obwohl weitgehend auf die Erfassung von Zahlungsvorgängen beschränkt, unterscheidet die Aufzeichnung der Kreditgeschäfte die einfache Buchführung von der bloßen Einnahmen-Ausgabenrechnung im steuerlichen Sinne. Gegenüber der doppelten Buchführung fehlen die Kontrollfunktion der Doppelbuchung und das nach sachlichen Kriterien geführte Hauptbuch. Die Hauptbücher sind damit nicht vergleichbar. Weder ein Bestands- noch ein Erfolgskontenabschluss sind aus dem Hauptbuch der einfachen Buchführung ableitbar. Die ausschließlich inventurmäßige Bestandsfeststellung lässt damit auch nur die Erfolgsermittlung durch einen Reinvermögensvergleich zu. Die Bilanz ist aus dem Inventar zu entwickeln. Die einfache Buchführung kennt keine Gewinn- und Verlustrechnung.

2.3 Doppelte Buchführung (Doppik)  

Charakteristikum der doppelten Buchführung ist das geschlossene Kontensystem und der aus diesem entwickelte Kontenformalismus. Wohl erstmals dargestellt im Jahr 1494 durch den Franziskanermönch und Mathematiker aus der Toskana Luca Pacioli beinhaltet die Doppik im Einzelnen:  (1) Erfassung aller das Betriebsvermögen berührender Vorgänge (Geschäftsvorfälle) in zeitlicher und sachlicher Ordnung. (2) Buchung auf Konto und Gegenkonto mit Soll- und Habenaufzeichnung desselben Betrages und damit ausgeprägter Kontrollfunktion. (3) Darstellung der Zahlungs- und Leistungsvorgänge auf Bestands- und Erfolgskonten mit getrenntem, aus den Büchern zu entwickelnden, Abschluss. (4) Zweifache (doppelte) Erfolgsermittlung sowohl aus der Sicht der Vermögens- als auch der Kapitalrechnung mit ständiger Kontrolle der Bestandsveränderungen und der Erfolgsquellen.  

3. Formen der Buchhaltung  

Die Unterscheidung der Bücher nach ihrer äußeren Aufmachung führt zu verschiedenen Buchführungsformen. Dabei haben insbesondere die Zahl und die Stellung der Grundbücher zu unterschiedlichen Formen der Buchführungsorganisation geführt. Die Anwendung einer bestimmten Buchführungsform ist regelmäßig eng verknüpft mit dem Einsatz einer bestimmten Technik. So kann die Übertragungsbuchführung als italienische, englische, deutsche, französische, amerikanische und kombinierte Form durchgeführt werden. Durchschreibetechnik und maschinelle Techniken sind als Offene-Posten-Buchhaltung, kontenlose Buchhaltung und Lose-Blatt-Buchhaltung denkbar. Sämtliche genannten Formen können als zweckmäßige Ausgestaltungen bestimmter Techniken aufgefasst werden. Daneben sind Sonderformen, insbesondere die Geheimbuchführung und die Filialbuchführung, anwendbar.